EVRAK KASASI

Evrak Kasası kişisel ya da firmalara ait evrakların güvenle korunabilmesi için kullanılan kasa modelidir. Evrak kasasını diğer çelik kasalardan ayıran bazı özellikler bulunmaktadır.

Ancak evrak kasası da yapı itibariyle aslında bir çelik kasa modelidir. Günümüzde bilgi saklama yöntemleri değişmeye başlamıştır. Teknolojinin gelişmesi, evrak yerine data kullanımına yöneltmiştir. Çünkü evraklar çok fazla bilgi içerdiğinde kapladıkları yer de oldukça geniş bir alana yayılmaktadır. Ancak binlerce evraka sığdırılacak bilgiler günümüzde teknoloji sayesinde küçük harici disklere sığdırılabilmektedir. Ancak hala evraklar da geçerliliğini korumaktadır. Özellikle kamu kurum ve kuruluşlarında evraklar geçerli sayılmaktadır. İnsanlara bilgilendirmelerin çoğu evraklarla yapılmaktadır. Ya da hisse, tapu senedi gibi evraklar da kağıt üzerinde bulunduğundan bu tür evrakların saklanması için evrak kasası kullanılması gerekmektedir.

Evrak kasasını diğer çelik kasalardan ayıran en önemli özellik, yangına dayanıklı olmasıdır. Genelde evrak kasaları temelde iki farklı nitelikte üretilir. Yalnızca hırsızlara karşı önlem alınması için kullanılan kasa modelleri bunlardan bir tanesidir. Hırsızları caydırıcı nitelikte olan bu tip evrak kasaları, darbelere karşı dayanıklı olduğu için oldukça önleyici ve güvenliklidir. Ancak evraklar kağıt madde kullanılarak hazırlandığı için kolaylıkla ısıya yenik düşmekte ve yanabilmektedirler. Bu nedenle evrak kasası yangına dayanıklı olarak üretildiğinde daha etkili güvenlik sağlamaktadır. Evrak kasalarında çelik kasalara ek olarak yangına dayanıklı madde de kullanıldığında, üst düzey güvenlik sağlanmış olduğundan evrak kasası fiyatları da artış göstermektedir. Ancak kaliteli bir evrak kasasının mutlaka yangına dayanıklı olması gerektiği ve amacına tam ulaşabilmesi için artış gösteren fiyatlar da çok fazla önemsenmemelidir. Çünkü bu tip kasalarda evrakın iyi korunması demek bazen milyonları korumak anlamına gelmektedir. Yangına dayanıklı evrak kasası modelleri kilit sistemleriyle de daha dayanıklı hale getirilmektedir. Çelik kasaların genelinde mutlaka kilit sistemi bulundurulmak zorundadır. Yangın kasası olarak üretilen evrak kasalarında da kilit sisteminin olması, güvenlik düzeyini arttırmaktadır. Yanmaz evrak kasası modellerinde, dört farklı kilit sistemi kullanılmaktadır. Bunların arasında en eski kilit sistemi anahtarla kilitlemedir. Anahtarlı kilit sistemi, dünden bugüne bilinen en eski kilit sistemidir. İlk üretilen çelik kasalarda da kullanılan bu sistem, günümüz teknolojisine uygun hale getirilmiş ve güvenlik düzeyi günümüze uyarlanmıştır. Yanmaz evrak kasalarında kullanılan anahtarlı sistemde, kasanın üstüne kademeli olarak monte edilen kilitleme sistemi, ancak kasanın anahtarıyla açılabilmektedir. Zorlama, darbe ya da maymuncukla açılması mümkün olmamakta ve kasanın güvenliği sağlanmaktadır. Yangına dayanıklı evrak kasalarında kullanılan bu kilit sistemi, kasanın iki katmanlı yapısı sayesinde çift kilitleme olarak da üretilebilmektedir. Yani kasanın iki güvenlik kapağı bulunmakta ve bu kapaklardan ikisinde de kilit sistemi kullanılabilmektedir. Evrak kasasının modeline göre değişiklik gösteren bu durum, güvenliğin daha üst düzey hale getirilmesine olanak sağlamaktadır. Kıymetli eşyaların, evrakların saklanmasında oldukça etkili olan anahtarlı kilitleme, günümüzde hala evrak kasalarında kullanılmaktadır. İkinci kilitleme sistemi de mekanik kilitlerdir. Mekanik kilitler, daha güvenli sistem olarak üretilmiştir. Kullanımı da insanlar tarafından kısa sürede benimsenmiştir. Mekanik kilide sahip evrak kasası fiyatları, bir alt güvenlik kademesinde olan anahtarlı kilit sistemine göre daha yüksektir. Ancak bu yöntem daha iyi güvenlik sağladığı için fiyatına aldırış edilmemekte ve satın alınmaktadır. Evrak kasalarında bulunan mekanik kilit sisteminde en önemli özellik, tuşlama yapılarak şifre belirlenmesi ve kasanın belirlenen şifre karakterleriyle açılmasıdır. Tuşlama sisteminde 0-9 arasında rakamlar ve yıldız -*- ile kare -#- tuşları bulunmaktadır. Genelde minimum 4 haneli şifre belirlenebilmekte, kasanın modeline göre bu sayı 16 haneye kadar çıkabilmektedir. Bazı kasalarda üst sayı hanesi, 10, 12 vs. olabilmektedir. Bu durumu belirleyen unsur, üreticiye bırakılmıştır. Yanmaz evrak kasalarında kullanılan mekanik kilit sistemi, belirlenen şifrenin 4 defa doğru girilmemesi durumunda hata vermekte ve kasa kendini beklemeye almaktadır. Bir süre geçtikten sonra kasada tekrardan 4 deneme hakkı daha doğmaktadır. Mekanik kilit sisteminde ikinci 4 defalık hakta da yanlış şifre girilmesi durumunda kasa yalnızca belirlenen ekstra güvenlik sorularıyla açılmaktadır. Bu sayede şifreyi bilmeyen kişilerin evrak kasasını açmaları mümkün olmamaktadır. Üçüncü şifreleme sisteminde de dijital kilit sistemi karşımıza çıkmaktadır. Bir üst kademe güvenlik sağlayan bu kilit sisteminde evrak kasası fiyatları mekanik kilit sistemine sahip evrak kasalarına göre daha yüksektir. Bu durumun iki sebebi bulunmaktadır. Birincisi daha ileri teknoloji kullanılarak üretilmişlerdir. İkincisi ise şifre girilmesi gibi bir durum söz konusu değildir, yalnızca kart aracılığıyla kasa aktif hale gelmektedir. Bu iki sebep fiyatın artmasına neden olsa da hem pratikliği hem kullanılan teknolojisi hem de sağlamış olduğu güvenlik önlemi oldukça kaliteli olduğu için, aradaki fiyat farklı çok fazla önemsenmemektedir. Evrak kasalarında kullanılan dijital kilit sisteminde evrak kasasına tanımlanmış manyetik kart, kasaya okutulduğunda kasanın açılması sağlanmaktadır. Bu kartı elinde bulunduran herkes kasayı açabilir. Bu özelliğiyle çoklu kullanıma elverişli bir kilit sistemidir. Kıymetli evrakların güvenle saklanabilmesi için oldukça ideal bir kilit sistemidir. Bu kilit sisteminden yola çıkılarak yapılan iyileştirme çalışmaları sonucunda dördüncü kilit sistemi olan parmak izi okuyuculu şifreleme sistemi icat edilmiştir. Elektronik ya da dijital kilit sistemi olarak ele alınan parmak izi okuyuculu kilit sistemi, yangına dayanıklı evrak kasalarında üst düzey güvenlik sağlanmasına olanak tanımaktadır. Bu nedenle bu tip evrak kasası fiyatları diğer modellerle kıyaslandığında daha pahalı olarak piyasa çıkartılmıştır. Hem güvenlik düzeyinin artması, hem daha ileti teknoloji kullanılması, hem şifreyi akılda tutma gibi bir unsurun bulunmaması hem de kişiye özel çelik kasa haline getirilmesi, parmak izi okuyuculu kilit sistemine sahip evrak kasasını kısa sürede oldukça popüler hale getirmiştir. Parmak izi okuyuculu kasalarda çalışma prensibi ise oldukça basit ve etkilidir. Kişinin parmak izinin evrak kasasına tanıtılmasıyla yapılandırılan kilit sistemi, daha sonraları kişinin parmak izini tanıdığında aktif hale gelmektedir. Bu sayede kasa kişiye özel hale getirilmektedir. Aynı zamanda bu tip kilit sistemine farklı kişilerin parmak izleri de tanıtılabilmektedir. Örneğin şirket kasalarında personelin de kasayı kullanması gerekebilmektedir. Kasadan yetkili kişi, kasayı kullanacak kişinin parmak izini kasaya tanıtabilir. Böylece hafızaya alınmış olan parmak izi sayesinde, bu kişi ya da kişiler de evrak kasasını kullanabilirler.

Yangına dayanıklı evrak kasası modellerinde raf sistemi de sıklıkla kullanılmaktadır. Evrakların düzen içinde saklanması için eklenen ve çıkarılabilen, yerleri değiştirilebilen, isteğe göre ayarlanabilen raf sistemi, evrak kasalarında olmazsa olmaz özelliklerden birisidir. Bu özellikle kasanın boyutu büyüdükçe daha da önem kazanmaktadır. Özellikle büyük firmaların kullandığı evrak kasalarında, raftan ziyade kilitli çekmeceler de kullanılmaktadır. Kilitli çekmecelere yerleştirilen evraklar, hem daha nizami durmakta hem de kilit sayesinde daha iyi korunmaktadır. Yangına dayanıklı evrak kasalarının uluslararası Avrupa Birliği standartlarına uygun sertifika almaları da kasanın güvenlik düzeyinin arttırıldığının bir göstergesidir. Alınan yangın sertifikaları sayesinde müşteriler kasanın ne derecede ısıya ne kadar süre dayanıklılık sergileyebileceğini resmi belgelerle öğrenme fırsatı yakalamaktadırlar.